Denne erklæringen reflekterer vår forpliktelse til å anvende de grunnprinsipper for databeskyttelse som er angitt nedenfor. 

Vi vil ta alle rimelige skritt for å sikre at alle personopplysninger behandles av VFS på følgende vis:

• På en måte som er lovlig, rettferdig og gjennomsiktig i forhold til den registrerte, dvs. deg. Dette kalles prinsippet om lovlighet, rettferdighet og åpenhet.
• Samles for bestemte, uttalte og legitime formål og ikke behandles på en måte som er uforenlig med disse formålene. Dette er prinsippet om formålsbegrensning.
• Adekvat, relevant og begrenset til det som er nødvendig i forhold til det formål de skal brukes. Dette er prinsippet om dataminimering.
• Er nøyaktige og, om nødvendig, holdes oppdatert. Vi vil treffe alle rimelige tiltak for å sikre at alle personlige data som vi har tilgang til,  og som er feil i forhold til de behandlingsformål de har, uten opphold skal slettes eller korrigeres etter at vi har blitt informert om eller annen måte blitt oppmerksom på slike feil. Dette er prinsippet om korrekthet.
• Er i et format som ikke tillater identifisering av den registrerte lenger enn det som er nødvendig for formålet med dataene som skal brukes, med mindre loven tillater eller krever det. Dette er prinsippet om begrenset lagringstid.
• Behandlet på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for personopplysninger, herunder beskyttelse mot uautorisert eller ulovlig behandling og mot utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade, ved hjelp av relevante tekniske eller organisatoriske tiltak. Dette er prinsippet om integritet og konfidensiell behandling.

Vi bekrefter også at vi vil overholde gjeldende lover om behandling av sensitive (eller bestemte kategorier av) personopplysninger og om overføring av personopplysninger til et annet land enn der de opprinnelig ble samlet inn. 

Vår forpliktelse til å anvende de ovennevnte grunnleggende prinsipper ivaretas ved en rekke interne prosesser og systemer, inkludert en generell anvendelse av følgende:

Informasjon og samtykke
Du vil bli informert om hva slags data vi samler inn og til hvilket formål opplysningene blir brukt, i hht. Gjeldende lover, og dersom ditt samtykke er nødvendig før vi kan behandle dataene, ber vi om å få dette på en klar og tydelig måte. Når du har gitt ditt samtykke, har du rett til når som helst å trekke det. Dette betyr ikke at databehandlingen som er gjort før du trakk ditt samtykke er ulovlig.

Innsyn
I henhold til Personopplysningsloven kan du på skriftlig anmodning få innsyn i de personopplysningene vi har om deg, og du har mulighet til å be om å få de rettet, tilpasset eller slettet hvis våre opplysninger ikke er riktige, ikke oppdatert eller ikke lenger er relevante eller nødvendige for det opprinnelige formålet eller formålet som du ga ditt samtykke til. 

Vi kan kreve et gebyr for å gi slikt innsyn og å foreta endringer etc., men gebyret vil ikke være urimelig høyt. Som regel svarer vi på skriftlige innsynsbegjæringer innen 30 dager. I spesielle tilfeller kan vi begrense innsynstilgang hvis innsyn vil krenke lovbestemte rettighetene til andre enn deg selv, eller om arbeidsmengden eller kostnader i forbindelse med å gi deg innsyn ikke står i forhold til risikoen for deg privat.

Problemer og løsninger
Hvis du har en klage på VFS sin behandling av dine personopplysninger, kan du sende dette til vårt Personvernombud (DPO) på kontaktopplysningene som er angitt nedenfor. Vi tar dine klager på alvor og vil ta alle rimelige skritt for å svare deg innen rimelig tid og behandle klagen du har fremmet. Du kan også ha rett til å sende inn en uavhengig klage til relevant ekstern klagenemnd om lokal lovgivning tillater det. Vi vil ta alle rimelige skritt for å samarbeide med aktuelle organer for tvisteløsning slik at klagen kan bli behandlet innen rimelig tid.

Kontaktopplysninger

VFS har utnevnt Debby Nijs, Global Manager Information Security and Privacy, til Data Protection Officer (”DPO”) med ansvar for overholdelse og gjennomføring av bestemmelsene i denne erklæring samt gjeldende databeskyttelseslovgivning.

Du kan kontakte Debby via brev eller e-mail på:

Debby Nijs
Volvo Financial Services
Hunderenveldlaan 10
B - 1082 Brussels
Belgium
Email: vfs.privacy@volvo.com

Husk å skrive ditt navn, din adresse, telefonnummer og/eller e-postadresse i all kommunikasjon. Angi klart hva saken gjelder.

Ikrafttredelse og endringer i denne erklæringen
De forpliktelser og rutiner som er beskrevet i denne erklæringen gjelder f.o.m. 31. oktober 2016. Vi forbeholder oss rett til når som helst å endre, tilpasse eller trekke tilbake erklæring i samsvar med krav i de grunnleggende prinsipper og gjeldende regelverk.

Begrensninger i anvendelsen av de grunnleggende prinsippene
VFS anvendelse av de grunnleggende prinsippene kan være begrenset til (a), det som er nødvendig for å overholde juridiske eller etiske forpliktelser, og (b) det som er nødvendig i forhold til relevant lovgivning. 

Overføring av data
VFS har iverksatt nødvendge tiltak som sikrer at overføring av data på global basis skjer i henhold til gjeldende lover og retningslinjer.